Case: Kentaa-Salesforce koppeling voor ALS Nederland

Centrale dataverwerking zorgt voor tijd- en geldbesparing en effectievere begeleiding van actiestarters

“Met de koppeling besparen we ongeveer één dag in de week aan het verwerken van donaties en acties. Ook scheelt het ons duizenden euro’s aan kosten die we daarvoor kwijt waren aan de imports!”

Met zo’n 300 actiestarters per jaar op haar actieplatform van Kentaa heeft Stichting ALS Nederland haar handen vol aan het registreren, verwerken en begeleiden van geldinzamelacties. Om kosten en tijd te besparen en actiestarters beter te kunnen helpen, besloot de stichting haar datastromen van het fondsenwervingsplatform en andere acties bij elkaar te brengen in Salesforce. Samen met implementatiepartner Bridgin.it werd de Kentaa-Salesforce koppeling gelegd. Met Marian van Eldik, Relatiebeheerder Bedrijven en Vermogensfondsen, spraken we over de koppeling, het proces en de winst! 

Stichting ALS Nederland zamelt geld in voor wereldwijd onderzoek naar de oorzaak van en de oplossing voor de ziekte ALS. Zolang die nog niet gevonden is, gaat een kwart van hun geld naar goede zorg en kwaliteit van leven van patiënten. (Online) Fondsenwerving draagt bij aan het bereiken van deze doelen.

De stichting maakt al sinds 2014 gebruik van platformen van Kentaa voor allerlei vormen van fondsenwerving, waaronder het actieplatform www.alsacties.nl. “Wij gebruiken het Kentaa platform omdat het gebruiksvriendelijk is, zowel voor het goede doel als voor de gebruiker. Met dit platform willen wij onze actievoerders zo goed mogelijk ondersteunen en faciliteren om een succesvolle actie/deelname neer te zetten. We merken dat online fondsenwerving – zeker in Corona tijd – een belangrijk middel is om geld op te halen. Het is laagdrempelig en je staat dichtbij de actievoerder.”

Het handmatig verwerken van nieuwe acties in Salesforce kost tijd. Tijd die Marian liever besteedt aan contact en begeleiding. Met dat in het achterhoofd is gestart met het leggen van een koppeling tussen het Kentaa-platform en Salesforce.

Samenwerking met Bridgin.it

Bridgin.it is de implementatiepartner die de koppeling heeft gebouwd. Bridgin.it werkte al eerder aan een Salesforce koppeling met Kentaa voor het Radboudfonds. Een nieuwsbericht daarover bracht het balletje voor Stichting ALS Nederland aan het rollen: “Door een online nieuwsbericht zagen wij de samenwerking van Kentaa met Bridgin.it over een koppeling tussen Kentaa en Salesforce. Omdat we altijd opzoek zijn naar kosten en tijdbesparing, zijn we in gesprek gegaan.”

Het koppelproces

Het leggen van de koppeling was een echte samenwerking tussen Stichting ALS Nederland, Bridgin.it en Kentaa. Er was regelmatig contact: van het bespreken van de wensen tot het testen, het ‘tweaken’ en opnieuw testen totdat de koppeling gereed was. Van het eerste gesprek tot de werkende koppeling, heeft het proces ongeveer 6 maanden geduurd.

Marian: “Kentaa en Bridgin.it hebben tijdens het proces altijd klaargestaan om door te pakken, hebben ons goed geïnformeerd over de mogelijkheden en ons meegenomen in het proces en de ontwikkeling van de koppeling. Ze hebben ons veel vertrouwen gegeven, waardoor het voor ons makkelijk was om de koppeling te implementeren. Met Kentaa hadden we uiteraard al langer een fijne samenwerking. Bridgin.it was voor ons een nieuwe partij, de hulpvaardigheid, passie en kennis van Bridgin.it is voor ons enorm waardevol. Tijdens het proces voelt het echt alsof ze onderdeel zijn van je organisatie omdat ze zo met je meedenken.”

Donaties en gegevens van actiestarters rechtstreeks in Salesforce

Maar wat houdt dat nou eigenlijk in, die koppeling? Acties en donaties komen automatisch in Salesforce binnen als de actie wordt aangemaakt en wanneer een donatie wordt gedaan. Stichting ALS Nederland hoeft nu niet meer te werken met imports en kan van iedere individuele actiestarter zien wat er is ingevuld en gedoneerd. Daarnaast worden offline en online acties nu béíde in Salesforce geregistreerd. Hierdoor ontstaat er een volledig beeld van alle actie-opbrengsten en kan er een betere analyse worden gemaakt van de resultaten.

Doelen bereikt?
Het moment van de waarheid… Stichting ALS Nederland legde de koppeling voor betere begeleiding, maar ook voor tijd- en geldbesparing. Zijn deze doelen bereikt? “Ja, met de koppeling besparen we ongeveer één dag in de week aan het verwerken van donaties en acties. Ook scheelt het ons duizenden euro’s aan kosten die we daarvoor kwijt waren aan de imports!”

Ook de actiestarters kunnen nu effectiever worden geholpen en benaderd. “De snelheid van verwerken van informatie is enorm verhoogd, waardoor er meer tijd vrijkomt voor het begeleiden van de daadwerkelijke acties. Omdat we nu op individueel niveau inzicht hebben in de resultaten, kunnen we mensen gericht bedanken, begeleiden en in de toekomst weer benaderen. Dankzij het verbeterde inzicht in de historie van actiestarters, kunnen we een betere relatie met hen opbouwen.”

Over Stichting ALS Nederland

ALS is een dodelijke zenuw- spierziekte die iedereen kan treffen. Een voor een vallen je spieren uit. Jaarlijks overlijden er 500 mensen aan de gevolgen van deze ziekte. Met een gemiddelde levensverwachting van 3 tot 5 jaar is er geen hoop op een toekomst. Met uw steun financieren wij wetenschappelijk onderzoek, om zo ALS de wereld uit te krijgen!